W poradnikach o e-commerce spotkasz wiele informacji o tym,że produkty muszą mieć unikatowe opisy, dobre zdjęcia, parametry/ cechy ale nikt nie pisze jak z perspektywy technicznej baza produktowa potrafi “namieszać” i wygenerować sporo problemów 🙂
Dziś podzielę się obserwacjami z projektów w których zawsze gdy “dotykamy” procesów związanych z bazą produktową to mamy z nią inny problem do rozwiązania
Problem 1 gdzie jest baza produktów ?
Niby proste pytanie ale nie ma na nie prostej odpowiedzi. Okazuje się, że baza produ
któw jest w systemie ERP ale nie jest aktualizowana bo w e-commerce systemem master jest np. PrestaShop i tutaj są importy produktów.
System ERP służy tylko do tego, aby przyjąć dokumenty zakupu i wygenerować raport dla księgowej.
Drugi case: baza produktowa jest w systemie ERP i manager e-commerce przychodzi do działu IT i określa nowe potrzeby dla bazy danych. Stwierdza (słusznie), że potrzebuje nowe nazwy pod e-commerce (inna dla sklepu, inna dla allegro), dodatkowe cechy produktów, wiele zdjęć produktu i ….. i dział IT stwierdza, że doda pola w ERP żeby e-commerce mógł gromadzić dane bo przecież skoro baza jest i system ERP jest systemem master no to trzeba go dopasować do potrzeb e-commerce.
Jaki jest efekt ? system ERP spowalnia bo nie jest przystosowany do gromadzenia tak dużej ilości danych i plików zdjęć liczonych w GB a sam proces dodawania/ rozbudowania produktu jest czasochłonny i nie efektywny.
Trzeci case: działamy w branży meblarskiej i każdy produkt jest konfigurowalny a współpracujemy z 50 dostawcami. Co wtedy ? jak wygenerować bazę produktów i przygotować dane marketingowe dla tak dużej ilości SKU ?
W takim przypadku ja bym wygenerował listę produktów, które mam fizycznie w swoim magazynie a z c enników dostawców wybrał ich bestsellery. Finalnie taka “gotowa” baza nie powinna być większa niż np. 10 000 SKU i dla nich tworzę kartoteki w systemie ERP a w systemie e-commerce wgrywam pełną ofertę dostawców. Dzięki takiemu rozwiązaniu jestem w stanie podczas importu zamówienia od klienta “w locie” wygenerować kartotekę produktu w systemie ERP i złożyć zamówienie do dostawcy.
Problem 2 kody produktowe
W ostatnim czasie trafiłem na problem, gdzie dostawcy w swoich plikach/ cennikach mają kody producenta a także kody EAN i UWAGA: w nazwie produktu robią znak slash który oznacza,że produkt np. o kolorze zielonym i czerwonym z punktu widzenia bazy danych to TEN SAM produkt.
I jak ma to teraz przyjąć magazynier w systemie WMS ? Dobre pytanie 🙂 Przykre jest również to, że gdy pytam o kody EAN producent mówi “a po co mi te kody, muszę za nie zapłacić”
Problem 3 osobne byty
Zdarza się również tak, że gdy system ERP i e-commerce nie synchronizują między sobą kartotek produktowych to mamy nagle 2 bazy danych. Przykłady:
– nazwa aukcji na allegro składa się z fraz generycznych i nie definiuje jednoznacznie jaki to jest produkt (producent, kod produktu). Osoba, która pakuje zamówienie z takim produktem musi wejść na aukcję i sprawdzić co to jest za produkt
– allegro wymaga kodów EAN a producent nie dał kodów dystrybucji bo uważa, że nie ma takiej potrzeby. Zatem używając generatora kodów EAN sami je tworzymy. Za kilka miesięcy producent stwierdza, że jednak te kody wygeneruje i wysyła je w nowym cenniku. Jak teraz zmapować kartoteki z “losowym” kodem EAN w systemie e-commerce z kodami EAN dostawcy ?
Problem 4 brak optymalnego wykorzystania systemu ERP
Producenci systemów ERP przewidzieli, że produkt może mieć wiele kodów
w zależności od specyfiki branży a także potrzeb producentów towarów. Mamy kod producenta, symbol w bazie ERP, kod EAN, kod ASIN, kod wewnętrzny, ISBN itd.
Na jaki problem trafiam ? po stronie użytkownika systemu ERP w polach “kod producenta” widzę zduplikowane kody EAN co wynika z braku zastanowienia się lub niewiedzy dlaczego w systemie ERP jest rozróżnienie kodu producenta od kodu EAN. Gdy mamy taką “nieuporządkowaną” bazę i sami tworzyliśmy kody EAN a producent po jakimś czasie jednak stworzył i zarezerwował kody EAN dla swoich produktów i chcemy te kody poprawić w systemie ERP i w polu kod produktu również mamy kod EAN to takiej bazy nie da się automatycznie zmapować.
Problem 5 brak materiałów
Myślę, że wielu producentów obserwując wzrost znaczenia kanału online w swojej branży startuje z e-commerce w modelu d2c lub chce wspierać swoją sieć dystrybucji. Po warsztatach z konsultantem e-commerce czy managerami e-commerce u swoich klientów dostają informację, że produkt w e-commerce wymaga dużo dużo więcej danych a w szczególności: kilku ujęć produktu, produktu w aranżacji, zdjęcia wymiarów produktów, przelicznika jednostek miary z opakowań zbiorczych na opakowania jednostkowe, większej ilości cech/ parametrów, które są np. kluczowe w opcjach filtrowania na allegro. Powoduje to nagłą potrzebę dopracowania bazy i w trakcie tego procesu okazuje się, że dane są w Organizacji ale część danych jest w dziale marketingu, część danych jest u technologów a jeszcze inna część danych jest w intranecie ale dawno nikt do niego nie zaglądał a aktualna oferta jest w systemie ERP ale dział marketingu nie wie jakie produkty są aktualne bo firma nie ma działu produktu lub systemu zarządzania produktami (PIM).
Podsumowanie
Jak widzisz skala problemów jest inna w zależności do rodzaju projektu. Kluczowe moim zdaniem są 2 rzeczy: wiedza o tym jak budować strukturę danych i odpowiednie modelowanie architekury systemów IT w e-commerce