Jak wdrożyć automatyzację procesów w Baselinker ?

Od czego zacząć ?

Zacznijmy od inwentaryzacji jakie systemy/ jacy dostawcy usług z Twojej Organizacji będą brać udział w procesie realizacji zamówień. Jeśli ilość dostawców/ systemów z danego obszaru będzie się dublować musimy dla każdego z nich zdefiniować akcje automatyczne. 

Każdy z systemów musimy dodać do Baselinker w sekcji Integracje -> Dodaj integrację. Uruchomienie komunikacji z systemem ERP wymaga dodatkowej pracy, której nie będziemy omawiać w tym artykule. Przykład obszarów i systemów przedstawia poniższa tabela:

W tym poradniku wykorzystamy też integracje Baselinker z Subiekt GT jakie dostarcza SellIntegro:

• przesyłanie zamówień z Baselinker do Subiekt GT
• masowe generowanie FS/PAi z ZK w Subiekt GT na zmianę statusu zamówienia w Baselinker
• dodawanie faktur PDF z Insert Subiekt GT do zamówienia w Baselinker

Przedstawione 3 integracje możemy nabyć w ramach pakietu Subiekt GT AllInOne (pakiet wychodzi korzystniej cenowo i mamy dostęp do większej ilości integracji pod nasze potrzeby)

Procesy

Wypiszmy podstawowe procesy jakie zachodzą w każdej organizacji aby zamówienie od momentu otrzymania od klienta mogło zostać zrealizowane i doręczone:

• wypełnienie formularza dostawy i płatności Allegro
• sprawdzenie płatności za zamówienie
• wysłanie zamówienia z Baselinker do systemu ERP
• wygenerowanie zlecenia transportowego
• wydrukowanie listu przewozowego
• wygenerowanie faktury
• wysłanie faktury na adres e-mail klienta
• doręczenie przesyłki do klienta

Statusy zamówień

W momencie wystąpienia danego zdarzenia możemy nadać status dla zamówienia. Przykłady statusów i opisy znajdziesz poniżej:

• pobrane – oznacza, że zamówienie ze sklepu internetowego lub allegro zostało pobrane do Baselinkera
• opłacone – oznacza, że kupujący zapłacił za zamówienie (w naszym przykładzie Baselinker otrzyma informację o płatności od PayU z Allegro lub z Shopera)
• nieopłacone – oznacza, że kupujący nie dokonał płatności za zamówienie (wyjątkiem jest płatność za pobraniem ale to ustawimy w akcji automatycznej dla tego statusu)
• gotowe do realizacji – oznacza, że mamy wypełniony formularz płatności i dostawy z allegro lub kompletne dane z sklepu internetowego
• do wysłania do SGT – oznacza, że zamówienie można wysłać do systemu ERP aby zaewidencjonować sprzedaż i zarezerwować stany magazynowe
• wysłane do SGT – oznacza, że zamówienie zostało wysłane poprawnie do systemu ERP Subiekt GT
• błąd wysyłania do SGT – oznacza, że zamówienia nie udało się poprawnie wysłać do Subiekt GT i wystąpiły błędy (np. nie działa integracja, akronim kontrahenta jest zbyt długi etc.)
• pobrano do SGT – oznacza, że zamówienie zostało poprawnie przeniesienie z Baselinker do Subiekt GT
• gotowe do kompletacji – oznacza, że produkty z zamówienia można pakować do wysyłki
• błąd kompletacji – oznacza, że w trakcie pakowanie wystąpiły problemy, np. nie ma fizycznie produktu, który był dostępny lub jest on uszkodzony
• skompletowane – oznacza, że zamówienie zostało poprawnie skompletowane i spakowane
• wystaw fakturę – oznacza, że można wygenerować dowód zakupu do zamówienia
• błąd generowania FV w SGT – oznacza, że faktura nie została wygenerowana w Subiekt GT (np. brak zasobu w systemie ERP, problemy z serwerem etc.)
• pobrano fakturę z SGT – oznacza, że faktura została wygenerowana w Subiekt GT i pobrana do Baselinker
• API kurier niedostępne – oznacza, że Baselinker  nie może połączyć się z API firmy kurierskiej i wygenerować zlecenia transportowego
• błąd wydruku listu przewozowego – oznacza, że list przewozowy nie wydrukował się (np. komputer na którym zainstalowana jest drukarka i serwer wydruków nie są podłączone do internetu, skończył się papier etc.)
• gotowe do odbioru przez kuriera – oznacza, że wygenerowaliśmy zlecenie transportowe u kuriera i wydrukowaliśmy list przewozowy
• wysłane – oznacza, że zamówienie opuściło fizycznie nasz magazyn i znajduje się w rękach firmy kurierskiej
• doręczone – oznacza, że przesyłka została odebrana przez klienta
• błąd doręczenia DHL – oznacza, że wystąpiły trudności w doręczeniu przesyłki do klienta (np. błędne dane adresowe, zły numer telefonu etc.)
• błąd doręczenia paczkomaty Inpost – oznacza, że wystąpiły trudności w doręczeniu przesyłki do paczkomatu (paczka zagubiona lub inne problemy przewoźnika)
• zwrócone do nadawcy – oznacza, że przewoźnik zdecydował o odesłaniu przesyłki z powrotem na nasz magazyn (przesyłka nie odebrana przez klienta)
• anulowane – oznacza, że przesyłka wróciła na nasz magazyn i klient zrezygnował z zamówienia lub klient zrezygnował z zamówienia jeszcze zanim przesyłka została skompletowana
• zwrócone – oznacza, że zamówienie zostało zwrócone na nasz magazyn od klienta
• zlecono zwrot do księgowości – oznacza, że przekazaliśmy do działu księgowości dyspozycję zwrotu środków zgodnie z przyjętą procedurą w organizacji
• zlecono zwrot automatycznie – oznacza, że zleciliśmy zwrot środków do klienta przez allegro (w naszym przypadku PayU) automatycznie
• środki zwrócone – oznacza, że z naszej organizacji zrealizowaliśmy zwrot środków do klienta

Statusy zamówień na potrzeby integracji z systemem ERP

W tym artykule wykorzystujemy integracje jakie dostarcza do Baselinker SellIntegro, dlatego aby je skonfigurować potrzebujemy statusy:

• wystaw fakturę
• do wysłanie do SGT

Statusy należy podać w scenariuszu dla wtyczek pobierania zamówień do Subiekt GT i Generowanie faktur na podstawie statusu w Baselinker

Akcje automatyczne

Zapisaliśmy jakie systemy i narzędzia będą brać udział w procesie realizacji zamówienia oraz jakie statusy zamówień wybraliśmy na wypadek różnych okoliczności to teraz możemy przejść do dodania i uruchomienia akcji automatycznych.

• jeśli zamówienie z żródło: allegro (nazwa konta) jest w stratusie pobrane powyżej 4 dni to zmień status na anulowane i zleć zwrot prowizji do allegro 
• jeśli otrzymano płatność za zamówienie to zmień status zamówienia na opłacone 
• jeśli zamówienie jest w statusie nieopłacone > 4 dni to zmień status zamówienia na nieopłacone i wyślij wiadomość na slack
• jeśli status zamówienia to anulowano i źródło zamówienia to allegro (nazwa konta) to Zwrot prowizji Allegro
• jeśli status zamówienia to anulowano to wyślij wiadomość na Slack
• jeśli status zamówienia to zwrócone i źródło zamówienia to allegro (nazwa konta) to Zwrot płatności Allegro (pamiętajmy, że zgodnie z przepisami na dzień 18.01.2022 obowiązek zwrotu środków za zamówienie z kosztami wysyłki w ciągu 14 dni liczymy od daty zgłoszenia zwrotu przez klienta a nie od czasu doręczania zwrotu na nasz magazyn) i zmień status na środki zwrócone
• jeśli status zamówienia to opłacone to zmień status zamówienia na gotowe do realizacji
• jeśli status zamówienia to gotowe do realizacji to zmień status na gotowe do kompletacji
• jeśli status zamówienia to błąd kompletacji to wyślij wiadomość na slack
• jeśli status zamówienia to skompletowane i sposób wysyłki to Paczkomaty Inpost to utwórz przesyłkę kurier Paczkomaty i Drukuj  list przewozowy na drukarka (nazwa) i zmień status na wystaw fakturę
• jeśli status zamówienia to skompletowane i sposób wysyłki to Paczkomaty Inpost pobranie to utwórz przesyłkę kurier Paczkomaty i Drukuj  list przewozowy na drukarka (nazwa) i zmień status na wystaw fakturę
• jeśli status zamówienia to skompletowane i sposób wysyłki to Kurier DHL to utwórz przesyłkę kurier DHL i Drukuj  list przewozowy na drukarka (nazwa) i zmień status na wystaw fakturę
• jeśli status zamówienia to skompletowane i sposób wysyłki to Kurier DHL pobranie to utwórz przesyłkę kurier DHL i Drukuj  list przewozowy na drukarka (nazwa) i zmień status na wystaw fakturę
• jeśli status zamówienia to skompletowane to zmień status na wysłano do SGT 
• jeśli wgrano PDF z fakturą (API) do zamówienia w Baselinker to wyślij fakturę na e-mail klienta i zmień status na pobrano fakturę z SGT
• jeśli status zamówienia wysłano do SGT > 3 dni to wyślij wiadomość na Slack i ustaw status błąd generowania FV w SGT
• jeśli przesyłka u kuriera (kurier = DHL) zmienia status (status = Przekazano kurierowi) to zmień status zamówienia na wysłane
• jeśli przesyłka u kuriera (kurier = Paczkomaty Inpost) zmienia status (status = Przekazano kurierowi) to zmień status zamówienia na wysłane
• jeśli przesyłka u kuriera (kurier = DHL) zmienia status (status przesyłki to Awizo, zagubiona, Wystąpił problem – skontaktuj się z kurierem) to wyślij wiadomość na Slack i ustaw status błąd doręczenia DHL
• jeśli przesyłka u kuriera (kurier = Paczkomaty Inpost) zmienia status (status przesyłki to zagubiona, Wystąpił problem – skontaktuj się z kurierem) to wyślij wiadomość na Slack i ustaw status błąd doręczenia Paczkomaty

Podsumowanie

W tym artykule przedstawiłem schematycznie jak przygotować się do stworzenia podstawowej automatyzacji w Baselinker. Opcji mamy oczywiście dużo więcej. Możemy np. tworzyć własne zdarzenia i obsługiwać więcej warunków. Wykorzystałem również konkretnego integratora SellIntegro, który w swoich scenariuszach wykorzystuje statusy zamówień jakie w Baselinker musimy stworzyć. Wybrałem również za komunikator Slack.

Zaletą Baselinkera o której warto wspomnieć jest link do karty produktu, jaką otrzymuje klient. Link (strona infromacyjna) domyślnie jest w domenie Baselinkera ale mamy też możliwość zmiany na naszą domenę. Moim zdaniem bardziej profesjonalnie wygląda personalizacja dlatego zachęcam to zmiany swoich ustawień szczególnie sprzedających na allegro u których jeszcze nie zdarzyło mi się otrzymać spersonalizowanego linku (dokładniejsza instrukcja dostępna jest w panelu baselinkera: zamówienia -> ustawienia -> Strony informacyjne)